Comment bien choisir ses prestataires (entreprises et particuliers) ?
Hello tout le monde,
Cette semaine, j’avais envie de traiter une des problématiques qui a été centrale dans le lancement et le succès de Bécot, à savoir : le choix de mes prestataires.
Alors, que vous soyez une agence événementielle (et êtes comme moi en recherche de partenaires pour vos futurs événements et clients), une entreprise (pour l’organisation de vos team-buildings originaux et séminaires d'équipe) ou même un particulier (pour l’organisation de vos événements privés et brunch festifs), cet article devrait vous intéresser.
1) Le cahier des charges
Avant d’en arriver au stade d’avoir des contacts de confiance et de se savoir (enfin !) bien entouré, il faut bien commencer par les trouver.
Et sans grande surprise, au lancement de mon agence événementielle, j’ai dû moi-même passer par cette étape obligatoire et essentielle à tout bon lancement.
Pour vous donner un peu de contexte, c’est en juin 2021 que j’ai dû m’atteler à trouver et sélectionner tous les prestataires qui participeraient au premier brunch festif de Bécot à Paris (qui a eu lieu sur le Rooftop de l‘hôtel Génerator) – une sacrée pression vous imaginez, d’autant plus que c’était le tout premier événement de Bécot.
Et voici comment je m’y suis prise pour que cette première expérience originale et festive de brunch soit un succès :
En premier lieu, j’ai listé les prestataires dont je devais m’entourer. En l’occurrence, j’avais besoin de trouver un lieu, un traiteur, un DJ, un / des artistes, un photographe, des marques partenaires …
Dans un second temps, il était essentiel que je sache précisément quelles étaient mes attentes concernant ce premier brunch ambiancé, afin que je puisse leur exposer le plus clairement possible mon projet / cahier des charges et savoir rapidement s’ils étaient ou non, les personnes les plus à même pour cette mission (que ce soit en termes de compétences, de timing, de localisation etc.).
C’est après avoir validé ces 2 points que j’ai pu me lancer dans la seconde partie du travail, à savoir : choisir officiellement les partenaires pour mon premier événement (et les suivants).
C’est là que rentre en jeu des critères de sélections essentiels (selon moi), afin de maximiser la réussite de l’événement et plus largement du partenariat.
2) 4 critères importants
Les critères que je vais, vous exposer, sont des critères que j’ai sélectionné pour mon entreprise, et qui peuvent se montrer important pour bâtir une relation de confiance à la fois avec le prestataire, mais aussi avec le client. - les recommandations : au début du lancement de Bécot, j’ai commencé par contacter en priorité les prestataires de mes propres contacts. Ces personnes m’ont été recommandée parce qu’elles avaient fait en amont leurs preuves, lors d’autres événements team-buildings, séminaires ou brunchs. Cette partie recommandation est très intéressante, car elle permet - même si vous n'avez jamais travaillé ensemble - d’avoir une vue générale sur le travail et l’état d’esprit du prestataire. - la rencontre : je ne commence jamais une relation commerciale, sans avoir eu au moins une fois au téléphone ou rencontré la personne avec qui je souhaite travailler. Cela me permet tout d’abord d’appréhender sa personnalité, de voir à quel point on s’entend et si nous avons des affinités / atômes crochus. Pour ma part, je mets un point d’honneur à travailler avec des gens avec qui je pourrais m’entendre dans la vraie vie et qui partagent les mêmes valeurs que moi, comme l’honnêteté, le respect, la réactivité … C’est un critère comme un autre, mais qui fait toute la différence à mon sens, car il permet de se mettre mutuellement en confiance et d’être le plus naturel possible dans cette nouvelle relation. - les méthodes de travail : lors de cet entretien téléphonique ou lors de la rencontre, j’aborde toujours le sujet de la méthode de travail afin de pouvoir estimer si nos façons de fonctionner sont compatibles, tout simplement. Pour vous donner un exemple, je suis une personne très ponctuelle et qui anticipe beaucoup, et j’ai besoin d’avoir des prestataires qui soit travaillent déjà de cette façon-là ou alors qui sont à même de comprendre mon besoin et qui peuvent s’adapter facilement. 4) les avis client : après avoir jugé par vous-même ce prestataire en fonction de vos propres critères, il est toujours intéressant de finir ce processus par un retour plus global, qui a pu être fait par d’anciens clients ou partenaires. Par exemple, si vous cherchez Bécot sur Google, vous pourrez retrouver 40 commentaires et une note globale de cinq sur cinq, ce qui pourra vous mettre plus en confiance si nous devons travailler ensemble.
Enfin et quoi qu'il arrive, d’un point de vue tout à fait légal, je vous recommande en amont de toujours faire signer un devis à vos prestataires afin de vous couvrir du mieux possible. Car malgré tous ces critères, il y a parfois des éléments que l'on ne peut pas anticiper ou contrôler.
Vous l’aurez peut-être compris, mais je fonctionne beaucoup et en premier lieu, à l’affect. Lorsque l’on travaille dans le service, cet aspect me semble tout particulièrement essentiel. Aussi, il est toujours beaucoup plus simple de travailler / s’entretenir plusieurs fois avec une personne qui nous ressemble ou tout du moins qui nous comprends.
En plus de l’affect, des éléments extérieurs peuvent aussi vous conforter dans votre choix, comme les recommandations ou bien les avis clients.
Et si j’avais un dernier conseil à vous donner ce serait que lorsque vous avez trouvé les bonnes personnes de qui vous entourer, prenez du temps pour pérenniser cette relation et la faire perdurer autant que possible. Il n’y a rien de plus réconfortant que de se savoir bien entouré et être en confiance lorsque l’on organise quelque chose qui nous tient à cœur.
N'hésitez pas à m’écrire si vous avez des retours à me faire, des questions ou des sujets d’articles à traiter pour les prochaines fois.
À très vite !
Marine